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  • Dominic Strong

Meilenstein erreicht: Das Beste aus zwei Welten

Von neuen Druckmaschinen, Automatisierung und persönlicher Betreuung


In einem unserer Kernbereiche, dem Druck, der Konfektionierung und der Logistik von Seminar- und Tagungsunterlagen, arbeiten wir zu 100% termingebunden. Denn fehlende oder fehlerhaft produzierte Unterlagen können eine komplette Veranstaltung platzen lassen.


Deshalb werden die Druckdaten, die wir über unser elektronisches Auftragssystem arago OrderIT® erhalten, sorgsam von unseren Kolleginnen und Kollegen geprüft.


Eine Projektgruppe aus IT und Produktion hat lange an der kniffligen Frage gearbeitet, wie wir die Druckdaten unserer Kunden optimal aufbereitet erhalten können, ohne unsere Kunden in ein zu starres Korsett zwängen zu müssen.


Im vergangenen Monat ist uns ein Durchbruch gelungen. Unser Produktionsleiter Markus Schäfer stand uns Rede und Antwort, erläutert, wie unsere Kunden von der neuen Datenupload-Funktion in arago OrderIT® profitieren, was unsere neuen Produktionsmaschinen zu leisten imstande sind und weshalb wir auf keinen Fall zu einer Online-Druckerei mutieren möchten.


Dominic Strong: Markus, wir haben den Prozess verfolgt. Die Geburt war schwer. Wie fühlt man sich als frischgebackener »Papa«?


Markus Schäfer: (Lacht). Wie sich vermutlich auch ein richtiger Papa fühlt. Erschöpft und glücklich. Sehr glücklich. Wir denken bei arago viel über Prozesse nach. Klar definierte, möglichst automatisierte Prozesse erleichtern uns täglich die Arbeit und steigern die Qualität. Deshalb investieren wir sehr viel in diesen Bereich.


Vereinfacht ging es bei diesem Projekt um die Frage, wie wir geprüfte und druckfertige Dateien von unseren Kunden erhalten können, ohne dass diese eine 3-jährige Ausbildung zum Mediengestalter absolvieren müssen.

Dominic Strong: Hol uns ab. Wobei ging es beim aktuellen OrderIT-Projekt?

Markus Schäfer: Über arago OrderIT® erhalten wir unsere Druckaufträge und die dazugehörigen Druckdaten, oftmals Word- und PowerPoint-Dateien, die zuvor in ein PDF gewandelt wurden. Vereinfacht ging es bei diesem Projekt um die Frage, wie wir geprüfte und druckfertige Dateien von unseren Kunden erhalten können, ohne dass diese eine 3-jährige Ausbildung zum Mediengestalter absolvieren müssen.

Dominic Strong: Ich schicke Dir ein PDF, Du druckst es. Klingt gar nicht so kompliziert. Wo liegen da die Probleme?

Markus Schäfer: Ja, unkompliziert, sollte man meinen. Du schickst uns nun aber ein Dokument, das Du als Broschüre gedruckt haben möchtest. Es muss im Doppelnutzen angelegt sein, zwei DIN A4 Seiten auf einer DIN A3-Seite. Um Kosten zu optimieren, möchtest Du die Seiten 4, 12 und 15 der Broschüre farbig ausgedruckt haben, den Rest in s/w. Die Anhänge am Ende der Broschüre sollen beidseitig gedruckt werden, die ersten 20 Seiten aber einseitig, damit die Schulungsteilnehmer Platz für Notizen haben. Wie schickst Du Deine Datei jetzt?


Dominic Strong: Ich verstehe. Das klingt plötzlich eine ganze Ecke komplizierter. Wahrscheinlich würde ich einfach dazu schreiben, was ich möchte.


Markus Schäfer: Genau so war es bisher. Du schreibst es mit dazu. Wir lesen es, verstehen es hoffentlich richtig und bereiten die Datei entsprechend vor. Das ist bei einer hohen Masse an Aufträgen jedoch zeit- und fehleraufwändig.


Klassische Online-Druckereien wie flyeralarm haben sehr starre Systeme. Passt die Datei nicht auf den Millimeter, wird sie nicht gedruckt. Das geht in unserem Bereich nicht.

Dominic Strong: Wie habt Ihr das Problem behoben?


Markus Schäfer: Mit Kopfschmerzen, Pizza und Cola (lacht). Es gab leider nichts, was wir hätten kaufen können. Klassische Online-Druckereien wie flyeralarm haben sehr starre Systeme. Passt die Datei nicht auf den Millimeter, wird sie nicht gedruckt. Das geht in unserem Bereich nicht. Wenn zwei Tage später das Seminar stattfindet, können wir den Kunden nicht im Regen stehen lassen. Wir haben daher eine für uns passende, flexible, zweistufige Lösung erarbeitet.


In Schritt 1 gibt der Kunde unter anderem an, welche Weiterverarbeitung er wünscht, z.B. eine Broschürenbindung und wie gedruckt werden soll, z.B. ein Teil farbig und ein Teil s/w.


In Schritt 1 geben Sie die gewünschte Weiterverarbeitungsart an (z.B. Ordner, Drahtkammbindung etc.). Jeder Weiterverarbeitungsart ist ein anderes Prüfprofil zugeordnet.


In Schritt 2 lädt der Kunde die Daten hoch. Das Deckblatt, die Kapitel des Inhalts und das Schlussblatt, einzeln oder auch alles gemeinsam in einer Datei, wie er möchte. Hat er zuvor einen Mixdruck angegeben, kann er nun bei jeder Datei hinterlegen, welche Seiten farbig gedruckt werden sollen.


In Schritt 2 wird direkt bei der hochgeladenen Druckdatei angegeben, welche Seiten farbig zu drucken sind (im vorliegenden Beispiel bei Kapitel 2 die Seiten 4 und 7-9.


Die Prüfung und Verarbeitung der Dateien erfolgt nach Absenden des Auftrags automatisch im Hintergrund. Unsere Produktion erhält aus den vier oder mehr Einzeldateien eine druckfertige PDF-Datei mit bereits gewandelten Farb- und S/W-Seiten, die direkt an die Druckmaschine weitergeleitet werden kann.

Dominic Strong: Das klingt sehr gut.


Markus Schäfer: Es kommt noch besser. Ein Kunde kann individuell mit uns abstimmen, nach welchen Kriterien seine Dateien bei uns geprüft werden sollen. Wünscht er z.B. ausschließlich hochaufgelöste Bilder? Dann hinterlegen wir beim Prüfprofil, dass ihm eine Fehlermeldung ausgegeben wird, wenn die Bilder pixelig sind. Dadurch hat er die Möglichkeit, neue, verbesserte Daten hochzuladen, bevor wir in Produktion gehen.


Dominic Strong: Da bleibt kein Wunsch offen.


Wir bleiben weiterhin ansprechbar, wir möchten den persönlichen Kontakt, aus der Produktion heraus, direkt zu unseren Kunden.

Markus Schäfer: (Lacht) Doch, einer noch. Aber auch den haben wir berücksichtigt. Es wird weiterhin Kunden geben, die ihre Daten lieber wie bisher zu uns schicken möchten, mit einem Text, wie die Daten gedruckt werden sollen. Und auch das geht weiterhin über die Möglichkeit der händischen Datenprüfung, in arago OrderIT® bezeichnet als »Möglichkeit 1« (siehe Bild auf Seite 4). Doch egal ob die Kunden eine automatisierte oder eine manuelle Prüfung ihrer Daten wünschen: Wir bleiben weiterhin ansprechbar, wir möchten den persönlichen Kontakt, aus der Produktion heraus, direkt zu unseren Kunden.


Dominic Strong: Lass uns den Prozess gerade noch bis zum Ende durchgehen. Was passiert, wenn die Daten fertig aufbereitet sind?


Zu lang, um sie komplett einzufangen: Mit ihrem zusätzlichen Farbwerk können auf der Ricoh auch Dokumente mit Sonderfarben (z.B. Gold, Neon) und einer Lackveredelung produziert werden.

Freude an unserem Neuzugang: Unser Produktionsleiter Markus Schäfer (Bildhintergrund) und unser Kollege Thomas Neubert (Vordergrund) richten die Maschine ein.

Markus Schäfer: Dann gehen sie auf die Druckmaschine. Auch hier dürfen wir uns seit drei Wochen über einen Neuzugang freuen, eine Ricoh Pro C7200 sx mit Broschürenfinisher. Ich muss aufpassen, mich nicht zu euphorisch zu äußern, denn das Schöne ist, dass wir vorne an der Maschine die Druckdaten einspeisen und am Ende der Maschine die druckfertige Broschüre herauspurzelt. Ohne weitere Handgriffe. In einer fantastischen Druck- und Weiterverarbeitungsqualität. Nach dem Druck werden weitere Lagermaterialien gepickt, wie beispielsweise Zertifikate, Blöcke und Kugelschreiber, verpackt und versandt, mit einem Tracking, bis zum Veranstaltungsort.


Dominic Strong: Markus, das klingt tatsächlich nach einem sehr großen Meilenstein. Wir sind sehr gespannt auf den nächsten. Vielen Dank für die Einblicke!

Jetzt beraten lassen: Einrichtung individueller Prüf- und Druckprofile in arago OrderIT®

Sofern nicht anders vereinbart, werden Ihre Druckdaten von arago OrderIT® nach einem Standardprofil geprüft. Sie wünschen eine individuelle Einrichtung Ihrer Prüf- und Druckprofile in arago OrderIT®?

Sprechen Sie unseren Produktionsleiter Markus Schäfer an. Er berät Sie gerne:

Tel.: 069 957 39 09 14, schaefer@arago-consulting.de




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