Arbeiten im Homeoffice liegt im Trend – wir alle wissen, warum. Und die Möglichkeit, der beruflichen Tätigkeit in den eigenen vier Wände nachzugehen, wird aller Wahrscheinlichkeit nach auch weiter vermehrt genutzt werden. Wenn sich Kollegen nicht mehr im Besprechungsraum begegnen, müssen andere Wege gefunden werden, um auch über Distanzen miteinander in Kontakt zu kommen. Eine Software, die hierfür in den letzten Monaten oft zum Einsatz kam, ist Slack. Slack, was so viel wie »Zeitpuffer« bedeutet, steht für Searchable Log of All Conversation and Knowledge, also übersetzt in etwa ein »Protokoll, das sich nach Unterhaltungen und Kenntnissen durchsuchen lässt«.
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Slack möchte Teams in die Lage versetzten, effizient zu kommunizieren. Dabei spielen räumliche Distanzen keine Rolle. Mit einer zentralen Software werden E-Mails, Chats und Messenger-Nachrichten zusammengeführt. Slack bietet an, andere Apps zu integrieren und Dokumente zu hinterlegen, somit wird die Software zu der Hauptanwendung, in der alle Fäden zusammenlaufen und über die sich das Team austauschen kann.
Sogenannte Channels, also Chat-Räume, werden erstellt und je nach Bedarf für alle, für einzelne Abteilungen oder Projektgruppen freigeschaltet. Aber auch der direkte Kontakt, eins zu eins zum Austausch von privaten Nachrichten mit nur einem Kollegen lässt sich einrichten.
Slack hat eine sehr gute Suchfunktion. So muss man nicht alle Kanäle einzeln durchforsten, sondern gibt das Schlagwort zentral ein und findet alle zu dem Suchbegriff passenden Ergebnisse, egal ob sie in den Chats, in einer Mail oder als Dokument genannt wurden. Hinterlegte Dateien können von allen Teilnehmern geöffnet werden, ein gemeinsames gleichzeitige Arbeiten ist jedoch nicht möglich. Dazu müsste die Datei nach der Überarbeitung in einer neuen Version wieder hochgeladen werden. Während man sich beispielsweise bei Dropbox durch die ganze Ordnungsstruktur suchen muss, kann mit Slack jedes Teammitglied sofort den aktuellen Status der Bearbeitung erkennen. Für eine dauerhafte Archivierung eignet sich Slack aber eher nicht. Ein integrierter Bot gibt Tipps und weist auf weitere Funktionen hin, was das Einrichten erleichtert. Der Slack-Bot kann sogar so angelegt werden, dass er vorgegeben Antworten auf bestimmte Fragen geben kann.
Die Registrierung und Anmeldung auf der Homepage slack.com kann kostenlos erfolgen. Durch die Eingabe der E-Mail-Adressen werden Kollegen eingeladen. Neben der kostenfreien Variante, die Limitierungen bei der Anzahl der Nachrichten und des Speicherplatzes hat, gibt es zwei kostenpflichtige Angebote.
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Wie erwähnt, können externe Dienste in Slack integriert werden. Für die Organisation von Projekten sowie das Erstellen und Verteilen von Aufgaben bietet sich hier die Software Trello an. Anhand dieser App erhält man rasch einen Überblick, wer woran arbeitet und wie weit die Erledigung einzelner Teilprojekte fortgeschritten ist. Auch hier kann die Anmeldung auf der Seite trello.com kostenlos vorgenommen werden. Die Handhabung ist einfach. Mit wenigen Klicks ist die Projektplanung erstellt und die Teammitglieder sind durch Eingabe der E-Mail-Adressen eingeladen. Erweiterte Funktionen bieten zwei kostenpflichtige Versionen. Doch zum ersten Ausprobieren genügt die kostenfreie Version. Eine Grundstruktur in Trello könnte beispielsweise so aussehen: eine Übersicht mit den »Karten«, also den Kategorien »zu erledigen«, »in Bearbeitung« und »abgeschlossen«. Innerhalb der Karten lassen sich Listen anlegen und die einzelnen Arbeitsschritte festlegen. Die Aufgaben lassen sich nun von dem gesamten Team bearbeiten, mit Hinweisen ergänzen und spezifizieren. Eine unterschiedliche Farbgebung von Teilbereichen ermöglicht es, die Prozesse zu markieren und die Übersicht auch bei komplexeren Vorhaben zu behalten. Die Checklisten lassen sich mit Fristen terminieren, Erinnerungen werden automatisiert versandt.
Werden Absprachen im Plenum nötig, lassen sich über Trello auch Video-Anrufe organisieren. Durch die Übersicht erkennt man zu jedem Zeitpunkt, welche Aufgaben von welchem Kollegen bearbeitet und abgeschlossen wurden.
Bei beiden Apps muss, wie bei nahezu allen amerikanischen Softwareanbietern, bedacht werden, dass personenbezogene Daten erfasst werden und auch an Dritte weitergegeben werden können.